워드 목차 자동 생성, 5분 안에 끝내는 법

1목차 자동 생성이 안 되는 이유가 뭔가요?

워드의 자동 목차 기능은 문서 안에서 '스타일'이라는 구조 정보를 읽어서 목록을 만든다. 글자를 굵게 키우거나 색상을 바꿔도 워드 내부적으로는 여전히 '본문' 텍스트로 인식한다.

즉 사람 눈에는 제목처럼 보여도 워드는 제목으로 분류하지 않는다.

두 번째 원인은 스타일을 적용했지만 제목 계층을 잘못 쓴 경우다. 대제목에 '제목 2'를 쓰고 소제목에 '제목 1'을 쓰면 목차 들여쓰기 구조가 뒤집힌다.

워드의 자동 목차는 제목 1 → 제목 2 → 제목 3 순서를 계층 구조로 해석하므로 순서를 반드시 지켜야 한다.

세 번째는 목차 삽입 위치 문제다. 목차를 문서 맨 끝에 삽입하거나, 기존 목차를 삭제하지 않고 중복 삽입하면 페이지 번호가 엉킨다.

목차는 반드시 문서 처음, 커서를 1페이지 상단에 놓고 삽입해야 한다.

1단계. 본문 제목에 스타일 적용하기 (소요 시간: 2~3분)

먼저 목차에 들어갈 제목 텍스트를 마우스로 드래그해 선택한다. 그 다음 상단 리본 메뉴의 '홈' 탭을 클릭하면 오른쪽에 스타일 그룹이 보인다.

여기서 '제목 1'을 클릭하면 선택한 텍스트에 제목 스타일이 적용된다.

대제목은 '제목 1', 중간 소제목은 '제목 2', 더 작은 항목은 '제목 3'으로 적용한다. Word 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 모두 동일한 위치에 스타일 목록이 있다.

맥(Mac)용 워드도 같은 '홈' 탭 스타일 그룹에서 동일하게 처리한다.

2단계. 목차 삽입하기 (소요 시간: 1분 이내)

커서를 문서 맨 앞(1페이지 첫 줄)으로 이동시킨 뒤 Enter를 한 번 눌러 빈 줄을 만들고, 다시 그 빈 줄 위로 커서를 올린다. 그 다음 상단 '참조' 탭을 클릭하고 맨 왼쪽에 있는 '목차' 버튼을 누른다.

드롭다운 메뉴가 열리면 '자동 목차 1' 또는 '자동 목차 2' 중 하나를 선택한다. 자동 목차 1은 '내용'이라는 제목이 붙고, 자동 목차 2는 '목차'라는 제목이 붙는다.

둘의 차이는 상단 제목 텍스트뿐이므로 취향에 따라 고르면 된다.

클릭하는 순간 제목 1·2·3이 적용된 모든 항목이 페이지 번호와 함께 자동으로 목록화된다. 전체 작업 시간이 처음 해보는 사람 기준으로 5분을 넘지 않는다.

2목차 내용을 수정했을 때 어떻게 업데이트하나요?

본문 내용을 추가하거나 제목을 변경하면 목차는 자동으로 갱신되지 않는다. 목차 영역을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 '필드 업데이트' 옵션이 나온다.

이를 클릭하면 '페이지 번호만 업데이트'와 '전체 목차 업데이트' 두 가지 선택지가 나온다.

제목 텍스트를 바꿨다면 '전체 목차 업데이트'를, 페이지 번호만 바뀌었다면 '페이지 번호만 업데이트'를 선택한다. 단축키는 목차 클릭 후 F9 키를 누르면 동일한 업데이트 창이 열린다.

인쇄 직전에 F9 한 번 누르는 습관을 들이면 페이지 번호 오류로 낭패 보는 일이 없다.

3목차 깊이와 디자인을 바꾸고 싶을 때

'참조 → 목차 → 사용자 지정 목차'를 선택하면 목차 설정 대화상자가 열린다. 여기서 '수준 표시'를 1~9단계로 지정할 수 있다.

기본값은 3단계(제목 1~3)이며, 대부분의 문서는 3단계면 충분하다.

탭 선행 문자 항목에서 점선, 실선, 없음 중 하나를 고를 수 있고, '페이지 번호 오른쪽 맞춤' 체크를 해제하면 페이지 번호가 제목 바로 옆에 붙는다. 인쇄용 보고서라면 점선 유지를, 웹 공유용 문서라면 선행 문자를 없애는 편이 깔끔하다.

그래도 목차가 비어 있거나 오류가 날 때 점검할 것들

스타일을 분명히 적용했는데도 목차가 비어 있다면, 해당 단락에 스타일이 실제로 적용됐는지 확인이 필요하다. 제목 텍스트를 클릭한 뒤 '홈' 탭의 스타일 그룹을 보면 현재 적용된 스타일이 하이라이트 표시된다.

'제목 1' 칸이 활성화돼 있지 않다면 스타일이 적용되지 않은 것이다.

또 다른 원인은 문서가 '호환 모드'로 열린 경우다. 파일명 옆에 '[호환 모드]'라고 표시되면 일부 스타일 기능이 제한될 수 있다.

이때는 '파일 → 정보 → 변환' 버튼을 눌러 최신 형식(.docx)으로 변환하면 해결된다.

구글 독스(Google Docs) 사용자라면 별도 언급이 필요하다. 구글 독스도 '삽입 → 목차' 메뉴가 있지만, 워드와 동일하게 '제목 1', '제목 2' 스타일(구글 독스에서는 '제목 1', '제목 2' 단락 스타일) 적용이 선행 조건이다.

워드 파일을 구글 독스로 변환할 때 스타일이 유지되므로 동일하게 적용된다.

4초보가 자주 하는 실수 두 가지

첫 번째는 목차를 삽입한 다음 직접 텍스트를 수정하는 것이다. 목차 영역을 클릭해서 텍스트를 손으로 고치면 다음에 F9로 업데이트할 때 수정 내용이 모두 사라진다.

목차 내용을 고치려면 반드시 본문의 해당 제목을 수정하고 F9로 갱신해야 한다.

두 번째는 제목 스타일을 아예 처음부터 안 쓰고 문서를 다 완성한 뒤 나중에 스타일만 적용하려는 경우다. 문서 분량이 30페이지를 넘으면 제목 하나하나를 다시 클릭해 스타일을 적용하는 데 30분 이상 걸리기도 한다.

문서 작성을 시작할 때부터 제목을 입력하면서 바로 스타일을 지정하는 습관이 장기적으로 훨씬 효율적이다. 특히 논문이나 회사 보고서처럼 제목이 20개 이상 들어가는 문서는 처음 설계 단계에서 제목 계층 구조를 먼저 정해두면 나중에 목차 작업이 1분도 안 걸린다.